Compartiment Registratură si Relatii cu publicul:

-asigură legatura permanentă cu publicul;

-gestionarea informaţiilor de interes public, conform Legii nr.544/2001, privind liberul acces la informaţiile de interes public;

-elaborarea răspunsului scris sau verbal solicitanţilor de informaţie de interes public, în situaţia în care informaţiile solicitate se înscriu în lista informaţiilor pe care autoritatea publică are obligaţia de a le comunica din oficiu;

-elaborarea de răspuns scris solicitantului, conform legii, în situaţia în care informaţia solicitată se înscrie în categoria informaţiilor exceptate de la accesul liber al cetăţeanului;

-trimiterea de răspunsuri către solicitanţi în cazul în care informaţia solicitată de aceştia ţine de competenţa altor instituţii publice;

-asigură primirea si înregistrarea sesizărilor cetătenilor, a solicitărilor, a reclamatiilor adresate Primăriei si Consiliului Local; distribuirea corespondentei către compartimentele de specialitate, în vederea solutionării în termenele legale, tinând astfel evidenta intrărilor si iesirilor de corespondentă la nivelul institutiei;

-urmăreste circuitul corespondentei si prezintă periodic informări cu privire la stadiul rezolvării acesteia;

-preluarea comenzilor telefonice din exterior si din birouri si a faxurilor pe care le î nregistrează;

-asigurarea informării cetatenilor cu privire la actele necesare eliberării documentelor solicitate, precum si cu privire la programul de audiente si de lucru cu publicul;

-informarea si indrumarea publicului, referitor la atributiile si competenta compartimentelor primăriei, dând informații primare pentru diverse solicitări;

-contribuie la promovarea imaginii institutiei in relatia cu cetătenii;

-afisarea diferitelor comunicări la avizierul Primăriei;

-convocarea prin note telefonice a consilierilor pentru participarea la sedintele Consiliului Local si ale comisiilor de specialitate;

-executarea serviciului de expediere a corespondentei create la nivelul Primăriei

orasului Hirlau;

-asigurarea informării publicului asupra metodologiei de lucru a Primăriei cu privire la întocmirea dosarelor de obtinere a autorizatiilor de functionare, certificate de urbanism, autorizatii de constructii diverse si a locuintelor, probleme de fond funciar, audiente,ajutoare sociale,etc.

-asigurarea primirii propunerilor, sugestiilor şi opiniilor persoanelor interesate, cu privire la proiectele de acte normative care urmează a fi aprobate în şedinţele Consiliului local, conform Legii nr.52/2003, privind transparenţa decizională în administraţia locală;

-prezentarea conducerii Primăriei, a propunerilor şi sugestiilor primite de la persoanele interesate;

-asigurarea difuzării anunţului privind şedinţa publică şi realizează invitarea specială a unor persoane la şedinţa publică, conform Legii nr.52/2003, privind transparenţa decizională în administraţia locală,

-întocmirea raportului anual, privind transparenţa decizională şi asigurarea afişării acestuia la sediul instituţiei;

 

( Extras din Regulamentul de Organizare si Functionare al aparatului de specialitate al Primarului orasului Hîrlău, aprobat prin H.C.L. nr.18/31.03.2010)