Compartiment arhivă:
-realizarea activităţii privind actualizarea nomenclatorului documentelor aflate în arhiva Primăriei potrivit problematicii şi termenelor de păstrare, şi transmiterea spre aprobare Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale;
-iniţierea şi organizarea activităţii de întocmire a nomenclatorului dosarelor în cadrul unităţii;
-verificarea şi preluarea dosarelor constituite de la compartimente, pe baza de inventare;
-convocarea comisiei de selecţionare, în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate, de către responsabilul cu arhiva, şi formularea propunerii pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmirea formelor prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigurarea predării integrale a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;
-cercetarea documentelor din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile in vigoare;
-punerea la dispoziţie, pe bază de semnătura, şi ţinerea evidenţei documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; verificarea la restituire a integrităţii documentelor împrumutate; reintegrarea la fond după restituirea acestora;
-comunicarea răspunsurilor către petenţi în termen legal;
-organizarea depozitului de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform Legii Arhivelor Naţionale; menţinerea ordinii şi asigurarea curăţeniei în depozitul de arhivă;
-punerea la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale a documentelor solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
-pregătirea documentelor şi inventarelor acestora, în vederea predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.
-depunerea spre păstrare permanentă la Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale, a documentelor din arhiva Primăriei la termenul prevăzut de lege.
-efectuarea operaţiunii de casare a documentelor, ce sunt propuse pentru casare, la termenele prevăzute de lege, conform Legii nr. 16/1996 – legea arhivelor.
( Extras din Regulamentul de Organizare si Functionare al aparatului de specialitate al Primarului orasului Hîrlău, aprobat prin H.C.L. nr.18/31.03.2010)
